ระบบการขาย

ระบบการขาย
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้าของเรา

แผนกงานขาย/การตลาด   มีหน้าที่ดังนี้

     - วิเคราะห์  วางแผน   กำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย พร้อมทั้งรายชื่อ ลูกค้าเป้าหมายในแต่ละกลุ่ม และกำหนดเป้ายอดขาย ในแต่ละกลุ่มลูกค้า ที่มีความเป็นไปได้ ให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ

      - วิเคราะห์ วางแผน จัดการ ให้มีการส่งเสริมการขาย ด้วยการวางแผน เข้าร่วม โครงการ กิจกรรม การประกวดผลงาน หรือผลิตภัณฑ์ ที่หน่วยงานหรือองค์กร ต่างๆจัดให้มีขึ้น ในแต่ละปี

      - วิเคราะห์ วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์  และ เผยแพร่ โฆษณา PR ไปยังสื่อต่างๆ

     - วิเคราะห์ วางแผน กำหนดเป้าหมาย  และดำเนินการสร้าง ตัวแทนจำหน่ายและ ผู้สร้างระบบ (Implementor) ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้า กลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม เพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาของแผนกขายคือ

      1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ  ซึ่งมีเอกสารดังนี้

          1.1  เอกสารข้อมูลลูกค้า

          1.2  เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

          1.3  เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

      2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน  เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง  แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง  ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

     3. ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น  เบอร์โทรศัพท์  ที่อยู่  เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย  ๆ

      4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็ค สินค้าและจำนวนสินค้า รวมถึงไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าในวงกลางได้  อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับ ซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่ เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรง ตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ             
 1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป 

2.  จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

              3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกในการพัฒนา

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

      ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตาราง

แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมโดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

- หนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

- น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
              -  น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
              - น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
               ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

      ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ B มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

แนวทางเลือกที่ 2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

        ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือก ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

      - น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

      - น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

      - น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

      - น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัทบริษัท rightsoftcorp พัฒนาระบบ   มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

 ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 3 แนวทาง

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ B

        ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

   ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัท rightsoftcorp เพื่อพัฒนาระบบ B

     ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่ กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรม การใช้งานน้อย

    ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง

ผล จากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การ พิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 3  ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

     ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

    ข้อเสีย  พนักงานยังไม่ค่อยชำนาญในการทำงานมากนัก ทำให้อาจเกิดมีความล่าช้าในการทำงานได้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบการขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเสมือนลูกค้าเป็นพี่น้องของเราและใช้เป็นระบบที่ใช้ในการขายสินค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความทันสมัยของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้  ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

        โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้  

          -  ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

          -  ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

          -  ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน  แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

                    -  ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

                 -  ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

               -  เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

               -  ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง

               -  เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

               -  การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน

               -  ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

               -  เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด ความเสียหายและสูญหายได้

               -   ยากต่อการหาข้อมูล

               -   การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่ 

             -  ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

               -   สามารถเก็บ  และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้

               -    สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้

               -   สามารตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการจองได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

·           -  ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

·          -   ลดระยะเวลาในการทำงาน

·          -    ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน

·           -   การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวทางในการพัฒนา

         การพัฒนาระบบ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น  สั่งซื้อสินค้า การตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ ทั้งหมด  7 ขั้นตอน                  

         1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

         2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

         3. การวิเคราะห์ระบบ

         4. การออกแบบเชิงตรรกะ

         5. การออกแบบเชิงกายภาพ

          6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

          7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

           เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือ ให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการ บริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

           ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทเฮลตี้มิลล์ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

                     -  การสั่งซื้อสินค้า

                     -   การเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง

                     -  การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

           เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้าง แนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้น ตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

                      -  เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

                      -  กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

                      -  วางแผนการทำงานของระบบใหม่ 

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

            1.  ศึกษา ขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม  ดูว่าการทำงานของบริษัท  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบ เดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า

           2.  การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

          3.  จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้   เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว  ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่ง ในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์ม หรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ       ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
         1. เขียนโปรแกรม
         2. ทดสอบโปรแกรม
         3. ติดตั้งระบบ
         4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

          อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

   แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                -  ประมาณการใช้ทรัพยากร

                -  ประมาณการใช้งบประมาณ

                -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  2 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

               - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.  เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.  เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง
                3.  เครื่องพิมพ์ (Printer) 6เครื่อง

                4.   อุปกรณ์ต่อพวง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.  ผู้จัดการ

    ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

          นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                    190,000         บาท

2.  พนักงาน

           อบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                                           2,100        บาท

           วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                            1,000        บาท

3.  จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

           เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                                 80,500         บาท     

           อื่นๆ                                                                                                        15,000         บาท4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

           ค่าบำรุงระบบ                                                                                           65,000        บาท
            จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                              2,500        บาท

                                                                           รวม                                         356,100       บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

      ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขายจะใช้เวลาประมาณ 30 วันตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2557 ถึง 1 มีนาคม2557 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

·         จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

·           เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

 จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
(System Requirements Determination)   

การกำหนดความต้องการของระบบ 

          เมื่อระบบการขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

                    ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มี เวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ     ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   

                บุคคล ที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการ สัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ ข้อมูลดังตัวอย่าง

ตัวอย่างแบบสอบถาม

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
        1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
         2. ความต้องการในระบบใหม่
         3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย
         1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows  Server 2007
         1.2  เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP 5 เครื่อง Windows7 15 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

               - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

                -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

                -แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

         1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1 เครื่อง

         1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

          2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

          2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว          2.3 ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน          2.4 สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้
          2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่
         จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

                1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
                2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
                4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
                5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า 

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling)

จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

(System Requirement Structuring)

              หลังจากโครงการพัฒนาระบบการขาย ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

Context Diagram

อธิบาย Context  Diagram

     - ลูกค้า

        ลูกค้าจะส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งใบเสร็จไปให้ลูกค้า

    - ตัวแทนขาย

        ตัวแทนชายจะส่งในเสร็จของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนขาย

   - พนักงาน

      พนักงาน จะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงานไปให้พนักงานพนักงานจะส่งข้อมูลลูกค้า ไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานลูกค้าไปให้ พนักงาน  พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลสินค้าคงเหลือไปให้พนักงาน    

     - ผู้จัดการ

 ผู้จัดการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลที่สั่งซื้อสินค้าและรายงานยอดขายสินค้าไปให้ผู้จัดการ

DFD  LEVEL    0   

อธิบาย Level 0

   1. ระบบข้อมูล

   2. ระบบขายสินค้า

   3. ระบบจัดทำรายงาน

   4. ระบบสั่งซื้อสินค้า

       1. ระบบข้อมูลพนักงาน

             พนักงาน ส่งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานไปยังระบบ ระบบก็จะทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังแฟ้มลูกค้าและแฟ้มลูกค้าจะทำการเก็บ ข้อมูลลูกค้าไว้ในระบบข้อมูล ระบบข้อมูลจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังแฟ้มพนักงานและแฟ้มพนักงานจะทำการเก็บ ข้อมูลพนักงานไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลประเภทไปยังแฟ้มประเภท และแฟ้มประเภทจะทำการเก็บข้อมูลประเภทไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลสินค้าไปยังแฟ้มสินค้าและแฟ้มสินค้าจะทำการเก็บ ข้อมูลสินค้าไว้ในระบบ

2.  ระบบขายสินค้า

 แฟ้มลูกค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการเก็บข้อมูลสินค้าไว้ในแฟ้มสินค้า

     ลูกค้า 

      –  ลูกค้าส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังแฟ้มรายละเอียดการขาย ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลการขายสินค้าไปยังแฟ้มใบเสร็จรับเงิน

 3.  ระบบจัดทำรายงาน

       แฟ้ม 

         - ลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทจะส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบ แฟ้มใบเสร็จรับเงินจะส่งข้อมูลการขายสินค้าไปยังระบบ แฟ้มรายละเอียดการขายจะส่งข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งใบเสร็จรับเงินไปยังลูกค้าและลูกค้าจะทำการส่งใบเสร็จรับเงิน ไปยังระบบ ระบบจะส่งรายงานข้อมูลสั่งซื้อและรายงานยอดขายสินค้าไปยังผู้บริการและผู้ บริหารก็จะทำการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงาน รายงานสินค้าคงเหลือและรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังพนักงาน

4. ระบบสั่งซื้อสินค้า

   แฟ้ม 

    - พนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มตัวแทนขายจะส่งข้อมูลผู้จำหน่ายไปยังระบบ ตัวแทนขายจะส่งใบสั่งของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้า ไปให้ตัวแทนขาย ระบบจะส่งข้อมูลไปยังแฟ้มสินค้าส่งข้อมูลสั่งซื้อไปยังแฟ้มสั่งซื้อสินค้า ส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังแฟ้มร้ายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มสั่งซื้อสินค้าจะส่งข้อมูลการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำรายงาน แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำ รายงาน

DFD  LEVEL 1  Of  Process  1     

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  1     

          1.  ตรวจสอบความถูกต้อง

          2.   แสดงข้อมูล

          3.   บันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบ

      เป็นขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยจะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า ดึงข้อมูลพนักงานจากแฟ้มพนักงาน ดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า เพื่อนำมาประมวลผลความถูกต้องมาขั้นตอนแสดงข้อมูลหลังจากนั้นบันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและส่งข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบไปยังพนักงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

     2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ

     2.2 แสดงรายละเอียดสินค้า

    ขั้นตอนแรก เป็นขั้นตอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อโดยที่จะทำการดึงข้อมูล สินค้ามาจากแฟ้มสินค้าและราคาส่งสินค้าที่ต้องการซื้อมาตรวจสอบ เมื่อตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อก็จะมาแสดงรายละเอียดสินค้าในขั้น ตอนที่สองคือขั้นตอนแสดงรายละเอียดสินค้าหลังจากนั้นจะทำการส่งรายการสินค้า ที่ต้องการซื้อจากขั้นตอนที่สองไปยังลูกค้า

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

      3.1 ตรวจสอบข้อมูล

      3.2 พิมพ์

     จะมีขั้นตอนทั้งหมด 2 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่1 ตรวจสอบข้อมูลโดยทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าและผู้จัดการส่งยอดขาย สินค้าไปตรวจสอบข้อมูลเมื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วก็จะทำการพิมพ์ข้อมูลใน

ขั้นตอนที่2 คือขั้นตอนพิมพ์ ขั้นตอนพิมพ์ก็จะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูล การสั่งซื้อสินค้าและทำการรายงานยอดขายสินค้าที่จะต้องการไปยังผู้จัดการ

DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

      4.1 ตรวจสอบข้อมูล
      4.2 เลือกรายการสินค้า
      4.3 รายละเอียดสินค้า
     4.4 ยืนยันการสั่งซื้อ
     4.5 บันทึก

     4.6 พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 6 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่1 ตรวจสอบรหัสใบสั่งซื้อสินค้าโดยจะทำการดึงข้อมูลตัวแทนขายจากแฟ้มตัวแทนขายดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ตัวแทนขายจะส่งเลขที่ใบสั่งซื้อรหัสพนักงาน มาตรวจสอบ เมื่อทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็จะนำมาตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินใน 

ขั้นตอนที่2 เมื่อตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินแล้วก็จะนำมาแสดงรายละเอียดใน 

ขั้นตอนที่3 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลรายละเอียดการสั่งซื้อจากแฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า และส่งรายละเอียดการชำระเงินไปยังตัวแทนขาย เมื่อเสร็จแล้วจะทำการยืนยันการสั่งซื้อใน 

ขั้นตอนที่4 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลสั่งซื้อสินค้า จากแฟ้มสั่งซื้อสินค้า และตัวแทนขายจะทำการยืนยันการสั่งซื้อ หลังจากนั้นจะมาทำการบันทึกใน 

ขั้นตอนที่5 โดยขั้นตอนนี้จะทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ที่แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นจะทำการพิมพ์ใน 

ขั้นตอนที่6 ขั้นตอนนี้จะทำการพิมพ์ในเสร็จ ใบส่งของไปยังตัวแทนขาย 

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกกับสินค้า

1.  ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับการขาย

สมาชิกหนึ่งคนสามารถซื้อสินค้าได้หลายครั้ง

2.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับสมาชิก

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนดูแลสมาชิกได้หลายคน

3.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับการประกาศข่าว

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนสามารถประกาศข่าวได้หลายข่าว

4.  ความสัมพันธ์ระหว่างการขายกับการรับชำระเงิน

การขายหนึ่งครั้งสามารถได้รับชำระเงินได้หลายครั้ง

จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์  

 ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย

 หน้าต่างหน้าหลักแสดงส่วนต่างๆของระบบ

หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลลูกค้าที่ต้องการได้

หน้าต่างรายชื่อสินค้า แสดงหมวดหมู่สินค้า หมายเลขสินค้าและรายละเอียดสินค้าต่างๆที่ต้องการทราบ

หน้าต่างรายการขายสินค้า แสดงหมายเลขใบกำกับภาษี หมายเลขสินค้าและจำนวนเงิน

ออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลตาราง user เก็บข้อมูลของรายชื่อลูกค้า

ฐานข้อมูลตาราง Acc_order เก็บข้อมูลรายชื่อสินค้าพร้อมรายละเอียดของสินค้า

ฐานข้อมูลตาราง Account _1 เก็บข้อมูลรายการขายสินค้าพร้อมรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ

    ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน

2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ

3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง

ขั้นตอนที่ 7
ซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมี ปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง เมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว